DOKUMENTACJA RODO

Drzewna Apartamenty | Tomasz Stefanowicz Real Estate

Administrator danych:

Tomasz Stefanowicz Real Estate

ul. Drzewna 20, 65-060 Zielona Góra

NIP: 8942987016

tomasz.stefanowicz@gmail.com | +48 790 635 582

Dokument zawiera:

1. Polityka Prywatności

2. Klauzula Informacyjna RODO dla Gości

3. Klauzula Informacyjna - Monitoring Wizyjny

4. Szablon Rejestru Czynności Przetwarzania

Wersja: 1.1 | Data: Marzec 2026

DOKUMENT 1: POLITYKA PRYWATNOSCI

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Firma:	Tomasz Stefanowicz Real Estate
Adres:	ul. Drzewna 20, 65-060 Zielona Góra
NIP:	8942987016
E-mail:	tomasz.stefanowicz@gmail.com
Telefon:	+48 790 635 582
Marka:	Drzewna Apartamenty

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod wyżej wskazanym adresem e-mail.

2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od celu przetwarzamy następujące dane osobowe:

• imię i nazwisko

• numer telefonu

• adres e-mail

• dane do faktury (adres zamieszkania / siedziby, NIP)

• dane z dokumentu tożsamości (w przypadku rezerwacji bezpośrednich - zgodnie z wymogami prawnymi)

• liczba gości i termin pobytu

• historia korespondencji i rezerwacji

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

3.1 Realizacja rezerwacji i umowy najmu

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy.

Zakres: dane kontaktowe, dane gości, dane płatności, historia rezerwacji.

3.2 Obowiązki prawne

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO - wypełnienie obowiązków prawnych.

Zakres: wystawianie faktur i dokumentów księgowych, ewidencja gości (obowiązek meldunkowy), obowiązki podatkowe.

3.3 Uzasadniony interes administratora

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes.

Zakres: monitoring wizyjny w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony mienia, dochodzenie roszczeń, zapobieganie nadużyciom.

3.4 Marketing własnych usług

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda osoby, której dane dotyczą.

Zakres: wysyłanie ofert, promocji, informacji o nowościach drogą e-mailową lub SMS. Zgoda jest dobrowolna i może być cofnięta w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Cofniecie zgody: wyślij e-mail na adres tomasz.stefanowicz@gmail.com z treścią "Rezygnacja z marketingu".

4. Źródła pozyskiwania danych

Dane osobowe pozyskujemy:

• bezpośrednio od Ciebie (podczas rezerwacji, kontaktu telefonicznego, e-mailowego lub SMS)

• za pośrednictwem platform rezerwacyjnych (np. Booking.com, Airbnb, Vrbo)

• za pośrednictwem strony internetowej

5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• biuru rachunkowemu obsługującemu Administratora

• dostawcom systemów IT (systemy rezerwacyjne, CRM, e-mail)

• operatorom płatności (np. Stripe, PayU, SumUp, Przelewy24)

• platformom rezerwacyjnym, za pośrednictwem których dokonano rezerwacji

• podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. urzędy, sad)

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Niektórzy z naszych dostawców (np. Airbnb Inc., Booking Holdings Inc., Stripe Inc.) maja siedziby lub przetwarzają dane poza EOG, w tym w USA. Przekazanie danych odbywa się wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w art. 46 RODO, w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisje Europejska. Szczegółowe informacje o zabezpieczeniach można uzyskać kontaktując się z Administratorem.

7. Okresy przechowywania danych

Kategoria danych	Okres przechowywania
Dane z umowy najmu / rezerwacji	6 lat od zakończenia umowy
Dokumenty księgowe i faktury	5 lat od końca roku podatkowego
Dane marketingowe (za zgoda)	Do czasu cofnięcia zgody lub do 3 lat od ostatniego kontaktu
Nagrania z monitoringu wizyjnego	Maksymalnie 30 dni

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu (art. 15 RODO) - możesz zażądać informacji o przetwarzanych danych

• Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) - możesz zażądać poprawienia nieprawidłowych danych

• Prawo do usunięcia (art. 17 RODO) - możesz zażądać usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym")

• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

• Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) - w szczególności wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu

• Prawo do przenośności danych (art. 20 RODO) - otrzymanie danych w formacie ustrukturyzowanym

• Prawo do cofnięcia zgody - w dowolnym momencie, bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie

• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z Administratorem: tomasz.stefanowicz@gmail.com. Odpowiedz zostanie udzielona w ciągu 30 dni od otrzymania zgłoszenia.

9. Monitoring wizyjny

W niektórych obiektach stosowany jest monitoring wizyjny w celu zapewnienia bezpieczeństwa gości i ochrony mienia, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora).

Monitoring obejmuje wyłącznie cześć wspólna budynku i/lub wejście do obiektu. Kamery nie są instalowane w przestrzeniach prywatnych (pokoje, łazienki). Nagrania przechowywane są przez maksymalnie 30 dni, po czym są automatycznie nadpisywane. Informacja o monitoringu jest umieszczona przy wejściu do monitorowanego obiektu.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i realizacji umowy najmu. Brak podania danych wymaganych do rezerwacji uniemożliwia jej realizacje.

11. Pliki cookies i narzędzia analityczne

W przypadku korzystania ze strony internetowej Administratora stosowane mogą być pliki cookies (ciasteczka) oraz narzędzia analityczne (np. Google Analytics). Wyróżniamy:

• Cookies niezbędne - konieczne do prawidłowego działania strony (brak wymogu zgody)

• Cookies analityczne - zbieranie danych o ruchu na stronie (wymagana zgoda)

• Cookies marketingowe - personalizacja reklam (wymagana zgoda)

Szczegółowe informacje dotyczące cookies dostępne są w odrębnej Polityce Cookies na stronie internetowej.

12. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie dokonuje profilowania danych osobowych ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na osoby.

13. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka Prywatności może być aktualizowana w związku ze zmianami prawa, zmianami organizacyjnymi lub technologicznymi. O istotnych zmianach Administrator będzie informował droga e-mailowa lub poprzez komunikat na stronie internetowej. Aktualna wersja dostępna jest zawsze na zadanie.

Data ostatniej aktualizacji: Marzec 2026

DOKUMENT 2: KLAUZULA INFORMACYJNA RODO DLA GOSCI

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy:

1. Administrator danych	Tomasz Stefanowicz Real Estate, ul. Drzewna 20, 65-060 Zielona Góra, NIP: 8942987016
2. Kontakt	tomasz.stefanowicz@gmail.com \| +48 790 635 582
3. Inspektor Ochrony Danych	Administrator nie wyznaczył IOD. Kontakt w sprawach RODO: tomasz.stefanowicz@gmail.com
4. Cele i podstawy przetwarzania	a) realizacja rezerwacji i umowy najmu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) b) obowiązki prawne, w tym ewidencja gości i księgowość (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) c) bezpieczeństwo i ochrona mienia - monitoring (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) d) marketing własnych usług - tylko za Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
5. Odbiorcy danych	Biuro rachunkowe, dostawcy systemów IT, operatorzy płatności (Stripe, PayU), platformy rezerwacyjne. Niektórzy odbiorcy mogą mieć siedzibę poza EOG - przetwarzanie zabezpieczone standardowymi klauzulami umownymi.
6. Czas przechowywania	Dane z umowy: 6 lat. Dokumenty księgowe: 5 lat. Dane marketingowe: do cofnięcia zgody. Nagrania monitoringu: max. 30 dni.
7. Twoje prawa	Masz prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu, przenośności danych, cofnięcia zgody na marketing (w dowolnym momencie), wniesienia skargi do Prezesa UODO (www.uodo.gov.pl).
8. Dobrowolność	Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji rezerwacji.
9. Profilowanie	Dane nie są wykorzystywane do profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Aby skorzystać ze swoich praw lub uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z nami: tomasz.stefanowicz@gmail.com

Get in touch